El Boletín Oficial del Estado ha publicado el día 28 de octubre la Orden HAC/1177/2024 por la que se desarrollan las especificaciones técnicas, funcionales y de contenido referidas en el Reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación.
En dicho texto legal se ha introducido novedades relacionadas con el proceso de emisión de facturas y gestión de facturas en sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten procesos contables, de facturación o de gestión (ERP) que afectará, tanto a contribuyentes que desempeñen actividades económicas en España, como a los diseñadores o comercializadores de dichos programas informáticos.
La finalidad de esta reciente normativa es la de prevenir el fraude fiscal y aumentar la transparencia en las transacciones, ya que impediría o dificultaría la fabricación, importación y tenencia de sistemas y programas informáticos que permitieran o facilitaran la manipulación u ocultación de datos contables.
Los principales aspectos de la orden son los siguientes:
1. Capacidad de remitir información:
La orden recoge las acciones básicas que debería poder realizar un sistema informático de facturación para poder remitir la información. Entre estas se encuentran poder conectarse a internet, gestionar certificados electrónicos, procesar la comunicación con AEAT, entre otros.
2. Validez de la información ofrecida por los sistemas informáticos:
Los programas informáticos de procesamiento de información económica deben de garantizar la integridad de los registros de manera que impida su alteración mediante la generación de huellas por cada registro de facturación, correcta comprobación de cada huella individual, comprobación de firmas electrónicas, así como poseer un sistema de aviso, notificación y alarma en caso de que detecte alguna alteración inadecuada o vulnere la integridad de los registros, impidiendo que dicha alarma pueda desactivarse sino se puede volver a garantizar la inalterabilidad de los registros.
3. Trazabilidad de los registros:
El programa informático debe ser capaz de poseer y mostrar la trazabilidad de las secuencias de registros (cadena de registros) mediante referencias individuales de cada registro y mostrarlos cronológicamente con sus datos correspondientes (fecha de generación del alta o anulación, NIF del expedidor, numero de la serie y de la factura del registro, datos de la factura y conjunto de caracteres de la huella).
Adicionalmente, cualquier modificación realizada en un registro, el programa informático deberá incorporar a los registros la fecha y hora exactas del momento en que son generados, junto a país de emisión de la factura y también el huso horario aplicado en el momento de la generación del registro.
El programa debe de permitir realizar el seguimiento de la secuencia de la cadena de registros de facturación en cualquier dirección (anteriores y posteriores). Si el programa detectase alguna incidencia en la generación de la cadena de registros, debería de lanzar una alarma o notificación.
4. Conservación y acceso a los registros:
El sistema informático debe garantizar que los registros que ha generado se conservan adecuadamente en el servidor del programa, así como permitir el acceso, recuperación y consulta en formato electrónico legible a donde estos se conserven por parte de terceros interesados y autorizados.
Además, el programa informático debe permitir que los registros se exporten a un almacenamiento externo en formato legible, siempre y cuando se mantenga una copia inalterada de los datos exportados.
5. Registro de eventos:
El programa informático debe de permitir que se realicen las siguientes acciones: registro del inicio/fin del funcionamiento del sistema informático, detectar anomalías o fallos de integridad o trazabilidad de los registros, restaurar copias de seguridad o exportar registros.
Además, cada 6 horas el programa gravará un registro resumen de los registros realizados en dicho periodo entre registros resumen.
6. Generación de los registros:
Las herramientas informáticas deberán de generar una huella de cada registro. La información con la que se generará la huella se basará en un subconjunto de datos del registro, según corresponda:
Para el registro de facturación de alta: NIF del emisor, Número de factura y serie, Fecha de expedición de la factura, Tipo de factura, Cuota total, Importe total, Huella del registro de facturación anterior y Fecha, hora y huso horario de generación del registro.
Para el registro de facturación de anulación: NIF del emisor, Numero de factura y serie, Fecha de expedición de la factura, Huella del registro de facturación anterior y Fecha, hora y huso horario de generación del registro.
Para el registro de evento: Identificador del productor del sistema informático, Identificador del sistema informático, Versión del sistema informático, Número de instalación del sistema informático, NIF del obligado a emisión, Tipo de evento, Huella del registro de evento anterior, Fecha, hora y huso horario de generación del registro.
7. Remisión de facturas por parte de los sistemas informáticos VERIFACTU
Los registros de facturación deben ser enviados a la Administración tributaria en formato XML, siguiendo la estructura y contenidos establecidos tal y como se especifica en el anexo de la Orden ministerial.
Además, los sistemas VERIFACTU deben implementar un control de flujo que considere un tiempo de espera inicial de 60 segundos entre envíos y un número máximo de registros por envío, definido en el diseño de registro del anexo que acompaña a la Orden ministerial.
La orden ministerial fija un procedimiento de envío específico.
8. Inclusión de código QR en las facturas:
A partir de la entrada en vigor del sistema de facturación electrónica, las facturas deberán incluir un código QR. Este código QR deberá seguir las especificaciones de la norma ISO/IEC 18004.
Este código QR deberá contender la URL del servicio de cotejo de información, además de los elementos formales obligatorios de emisión de facturas contenidos en el reglamento de facturación (NIF del obligado a expedir la factura, Número de serie y número de la factura expedida, Fecha de expedición de la factura, Importe total de la factura).
9. Calendario de aplicación
Los contribuyentes que utilicen sistemas informáticos de facturación deberán tenerlos adaptados a estas características y requisitos antes del 1 de julio de 2025.
Los desarrolladores de los sistemas informáticos deberán ofrecer sus productos adaptados totalmente estas características y requisitos en el plazo máximo de nueve meses desde la entrada en vigor de la orden ministerial.
Debido a la novedad de esta obligación, y la necesidad de los obligados tributarios de actualizar sus programas informáticos para cumplir con la normativa, desde Vinea apoyamos a nuestros clientes ofreciendo asesoramiento contable y fiscal y soluciones tecnológicas por parte de nuestros consultores de IT para adaptar sus ecosistemas organizativos e informáticos a los nuevos retos.
Comentarios recientes